Como escolher a pasta ideal para arquivos deslizantes: guia prático para facilitar sua vida!

Acredito que a maioria das pessoas quando pensa em organizar um acervo, a última coisa com que se preocupa é com a escolha do modelo de pasta, não é?

Mas você sabe como escolher a melhor pasta para seu arquivo deslizante? Esta escolha é importante, pois a má qualidade dos materiais que constituem a pasta influencia diretamente no trabalho de substituição das pastas danificadas, ou seja, retrabalho e maior custo com material. É claro não queremos isto!

Quando uma das estruturas de suspensão é danificada (vetros ou haste), toda a pasta precisa ser substituída: visor, etiqueta de identificação e os documentos, claro. O que acarreta em perda de tempo e de material. Aquela velha história, o barato sai caro.

 Existem várias opções no mercado, em diversos tipos, preços e cores. Ficando um pouco confusa a comparação entre os modelos existentes.

Aqui apresento a pasta perfeita para guardar um conjunto de documentos com 150, 200, 300 e até 500 folhas. Não é ótimo? Vamos lá.

A escolha da pasta perfeita

 

A pasta adequada para os arquivos deslizantes é a pendular. Porém este mesmo tipo de pasta pode ser utilizada em estruturas fixas com barras transversais tubulares construídas sob medida.

 

 

A pasta pendular apresenta os vetros ou cabides virados para o lado de dentro da estante. Sendo assim, as pastas são arquivadas de lado, com o visor de frente para o usuário, nele estão às informações de identificação individual da pasta.

Os materiais

 

A pasta pendular, para arquivar 150 ou 200 folhas, deve ter os vetros laterais e haste de plástico em poliestireno em peça única e utilizar papel cartão Kraft. Já para arquivar 300 ou 500 folhas, o recomendado é utilizar pastas com os vetros e haste metálicas, mais resistentes, e o papel timbó marmorizado.

 

Outra recomendação é que a pasta deve sempre ter um recorte próximo à lombada para facilitar a retirada de documentos. A lombada é a dobra no papel na parte inferior da pasta, quando maior a quantidade de folhas arquivadas, maior deve ser a largura da lombada. A pasta para arquivar até 150 folhas deve ter somente uma dobra simples. Quando as pastas que arquivam 200, 300 ou 500 folhas, deve ter 2, 3 e 5cm de largura da lombada respectivamente.

 

Pasta ideal para armazenar até 150 folhas:

Pasta pendular com vetro lateral para arquivos deslizantes

Material da haste e vetro: plástico poliestireno

Papel: papel cartão Kraft

Gramatura: 300 a 320 g/m²

Largura da lombada: largura da dobra simples

 

Pasta ideal para armazenar até 200 folhas:

Pasta pendular com vetro lateral para arquivos deslizantes

Material da haste e vetro: plástico poliestireno

Papel: papel cartão Kraft

Gramatura: 300 a 320 g/m²

Largura da lombada: com lombada de 2cm de largura

 

Pasta ideal para armazenar até 300 folhas:

Pasta pendular com vetro lateral para arquivos deslizantes

Material da haste e vetro: metálico

Papel: papel timbó marmorizado

Gramatura: 420 a 460 g/m²

Largura da lombada: com lombada de 3cm de largura

 

Pasta ideal para armazenar até 500 folhas:

Pasta pendular com vetro lateral para arquivos deslizantes

Material da haste e vetro: metálico

Papel: papel timbó marmorizado

Gramatura: 420 a 460 g/m²

Largura da lombada: com lombada de 5cm de largura

 Não se esqueça de confirmar com o fornecedor, se estão incluídos o cartão, visor e etiqueta. Em algumas marcar este componentes são vendidos separadamente.

 

As cores

 

Concordo que o espaço do acervo fica mais bonito quando as pastas são coloridas. Porém não podemos perder o foco da organização física, que é a agilidade e precisão na recuperação da informação. A beleza é algo secundário neste contexto.

Como o foco de meu trabalho é garantir o acesso à informação, vou expor os motivos que me levam a não recomendar a utilização de pastas coloridas:

- é bem difícil encontrar pastas pendulares coloridas com capacidade de arquivamento maior que até 150 folhas;

- de certa forma você fica refém de uma marca e modelo específico para manter uma unidade visual;

- você precisa redobrar a atenção com a quantidade de estoque para cada cor de pasta, para não correr o risco de não pode “abrir” uma pasta nova ou ter de “abrir” em outra cor, gerando um retrabalho;

- além da possibilidade da marca que você utiliza parar de fabricar aquela cor específica (já me aconteceu, e foi uma droga!)

 

Os preços

 

Os preços variam muito! Por isto, não fiquem com preguiça, pesquisem em diversos lugares o preço das pastas pendulares. Só pra vocês terem uma idéia, a variação de preços entre a mais barata e a mais cara com as mesmas características e quantidade chega a 59%.

Ah, o frete também precisa ser levado em conta.

 

 

Conte sua experiência com a compra de pastas pendulares. Foi fácil?